Aktualisierte Datenschutzerklärung für die Teilnahme am Online-Bewerbungsverfahren der ELES-Studierendenförderung

Einverständniserklärung zur Speicherung und Nutzung meiner personenbezogenen Daten im Ernst Ludwig Ehrlich Studienwerk e.V. (ELES)Präambel

Aufgrund der Covid19-Pandemie kann das Auswahlverfahren in der ELES-Studierendenförderung aktuell nur online stattfinden. Wir befinden uns in einer Ausnahmesituation, die eine Digitalisierung des Auswahlverfahrens zum Schutz aller Beteiligten notwendig macht. Das digitale Auswahlverfahren findet über „Zoom“ statt.

Als jüdisches Studienwerk ist und die Datensicherheit unserer Bewerber*innen, der Mitglieder der Auswahlkommission sowie der Mitarbeiter*innen ein besonderes Anliegen. Auch deshalb setzt die Teilnahme am digitalen Auswahlseminar die Zustimmung zu Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen voraus. Die Digitalisierung des Auswahlverfahrens macht eine Aktualisierung der Datenschutzhinweise für das Online-Bewerbungsverfahren notwendig. Für die Teilnahme am digitalen Auswahlseminar werden eine gesonderte Datenschutzvereinbarung sowie Nutzungsbedingungen erstellt. Bei Fragen zum Online-Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Lara Hensch (hensch@eles-studienwerk.de) oder Florian Eisheuer (eisheuer@eles-studienwerk.de). Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die Datenschutzbeauftragte Ina Breust (breust@eles-studienwerk.de).

Datenschutzerklärung

Mit der Speicherung, Nutzung und Verarbeitung der im Weiteren genannten personenbezogenen Daten in der hausinternen Datenbank des Ernst Ludwig Ehrlich Studienwerks erkläre ich mich einverstanden.  Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte/identifizierbare natürliche Person beziehen.

Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung der Daten auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG im Rahmen der Aufgabenerfüllung des Studienwerks erfolgt. Eine Verarbeitung der von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ist zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich.

Das Ernst Ludwig Ehrlich Studienwerk e.V. erhebt, nutzt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten aus dem Bewerbungsformular für das gesamte Bewerbungs- und Auswahlverfahren. Die von Ihnen in das Bewerbungsformular eingetragenen Daten werden in die hausinterne Datenbank aufgenommen. Diese Daten stellen die Grundlage dafür dar, dass ELES die Aufgaben als Studienwerk wahrnehmen kann. Dabei werden personenbezogene Daten von uns nur im notwendigen Umfang verarbeitet (Datensparsamkeit).

Im Rahmen des Auswahlverfahrens werden Ihre Daten und die Bewerbungsunterlagen der Auswahlkommission für den Zeitraum des Auswahlverfahrens zur Verfügung gestellt. Der Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen durch die Kommissionsmitglieder erfolgt online über das ELES-Bewerbungsportal. Die Kommissionsmitglieder versichern, die Bewerbungsunterlagen vertraulich und mit der nötigen Sorgfalt zu behandeln.

Bitte beachten Sie,  dass die Verarbeitung der mit dem Bewerbungsformular übermittelten Daten und der weiteren Korrespondenz mit dem Studienwerks, die ggf. weitere von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten enthält, auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 DSGVO erfolgt.

Ihre Bewerbungsunterlagen: Alle online übermittelten Bewerbungsunterlagen werden ausgedruckt und in Papierform in der ELES-Geschäftsstelle 12 Monate lang nach der Beendigung des Auswahlverfahrens aufbewahrt. Für weitere maximal 36 Monate werden diese Unterlagen archiviert und anschließend datenschutzgerecht vernichtet. Bei Aufnahme in das Studienwerk werden die Bewerbungsunterlagen als Teil der Stipendiatenakte entsprechend der Stipendienvereinbarung aufbewahrt und verarbeitet.

Datenbankeinträge: Die in die hausinterne Datenbank des Studienwerks eingetragenen Daten aus dem Bewerbungsformular werden nach der Beendigung des Auswahlverfahrens ausschließlich zum hausinternen Gebrauch gespeichert. Nach 48 Monaten werden Ihre Daten gesperrt und ausschließlich zu statistischen Zwecken genutzt. Statistische Auswertung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt dabei stets in pseudonymisierter bzw. anonymisierter Form.

Eine gewerbliche Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten ist ausgeschlossen. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten steht immer im unmittelbaren Zusammenhang mit den Aufgaben des Studienwerks und der Auswahlkommission.

 

Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit schriftlich widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund Ihrer getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang Ihres Widerrufs unberührt. Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten, für Auskünfte, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten wenden Sie sich an die ELES-Datenschutzbeauftragte: breust@eles-studienwerk.de.

Ich erkläre mich damit einverstanden, dass zur Vermeidung von Doppelförderungen bei anderen Stiftungen und Begabtenförderwerken, bei den Ämtern für Ausbildungsförderung und dem DAAD Abfragen und Datenabgleiche erfolgen können. Zu diesem Zweck werden jährlich im Rahmen von auf einzelne Hochschulorte begrenzten Stichproben personenbezogene Daten wie Namen, Vorname, Geburtsdatum und Hochschulort dem Bundesministerium für Bildung und Forschung übermittelt. Dieses gleicht die Daten mit denen der anderen Begabtenförderwerke, den BAföG-Ämtern und dem DAAD ab. Nach Nutzung der Daten werden diese gelöscht.